Informacje o kliencie
Apena-Remont Sp. z o.o. jest firmą powstałą na bazie Wydziału Remontowego FAE APENA SA z Bielska-Białej, przedsiębiorstwa z 50-letnią tradycją, uznanego na rynku krajowym i zagranicznym producenta sprzętu elektrycznego. Spółka rozpoczęła samodzielną działalność gospodarczą 1 stycznia 1999 roku, zatrudniając w chwili powstania 54 osoby.
Apena-Remont świadczy usługi związane z kompleksowymi remontami i modernizacją maszyn, produkuje części do maszyn, urządzenia do masażu rehabilitacyjnego oraz regały magazynowe. Posiadany park maszynowy, doświadczenie i zaangażowanie pracowników umożliwiają świadczenie specjalistycznych usług remontowych zarówno w kraju, jak i na całym świecie. Ważnymi usługobiorcami są: General Electric Power Controls, BWI Poland, Tenneco Automotive, Cooper Standard, Nexteer Automotive Poland, Fiat Power Train.
Potrzeby
W firmie wykorzystywano dedykowany, DOS-owy system ERP obejmujący swym zakresem magazyny, sprzedaż, finanse i księgowość (z rejestrem zakupów), środki trwałe, kadry, płace oraz rozliczanie kosztów zleceń. Zarząd był jednak świadomy tego, że rozwiązanie to nie może być dalej rozwijane, a technologia oprogramowania nie zapewnia wystarczającego bezpieczeństwa danych. Środowisko DOS, w którym pracował poprzedni system, nie jest wspierane przez producentów sprzętu, w związku z tym praca w nim była coraz trudniejsza. Ponadto pojawiła się potrzeba wykorzystania systemu CRM.
Wybór systemu
Firma postawiła na nowoczesny system oparty na bazie SQL. System musiał spełnić szereg kryteriów. Pierwszym z nich było utrzymanie indywidualnego sposobu podejścia do danych. Ważne było zwłaszcza zachowanie istniejącej metodologii rozliczania kosztów zleceń. Kryterium to zawęziło krąg poszukiwań do systemów otwartych na wprowadzanie znacznych zmian i rozwiązań dedykowanych. Możliwość rozszerzenia oraz wzbogacania standardowej funkcjonalności modułów stanowiło zresztą osobny wymóg. Kolejnym był wygodny i zintegrowany z systemem moduł CRM. Istotne było także zapewnienie przez system wysokiego bezpieczeństwa i integracji danych zawartych w jednej bazie SQL, możliwość przeniesienia danych z dotychczas używanego systemu oraz łatwe przenoszenie danych do programów biurowych.
Następna niezwykle ważna kwestia to intuicyjny interfejs, który byłby prosty do opanowania przez osoby do tej pory pracujące w środowisku DOS-owym. Oczekiwano również rozbudowanego systemu uprawnień (zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i w zakresie danych), integracji z systemem bankowym i łatwego dostępu do danych historycznych. Zdecydowano się na system Navireo, który nie tylko spełnia wszystkie te kryteria, ale również zachowuje rozsądny stosunek kosztów do funkcjonalności i możliwości rozbudowy.
Wdrożenie
Wdrożenie przeprowadziła firma BIELbit sp. z o.o. W ramach wdrożenia zostały przygotowane rozszerzenia systemu Navireo uwzględniające indywidualne potrzeby klienta. Po pierwsze, zbudowano kompletny system rozliczania kosztów bezpośrednich i pośrednich w ujęciu zleceniowym. W tym celu wykonano między innymi: rozszerzenia kartoteki zleceń pozwalające na powiązanie z wieloma kontami uwzględniającymi 9-znakową analitykę oraz definiowane statusy zleceń, od których zależne są rozbudowane schematy dekretacji; rejestrację kart pracy pracownika z dokładnością do godzin przepracowanych na rzecz każdego zlecenia; rozszerzenie schematów dekretacji o możliwości różnych algorytmów ustalania kont powiązanych ze zleceniami; algorytmy przeksięgowań kosztów bezpośrednich i pośrednich według aktywnych zleceń produkcyjnych oraz ogólnowydziałowych. Po drugie, rozbudowano moduł kadrowo-płacowy o następujące funkcjonalności: rejestrację kart pracy pracownika z dokładnością do rodzaju wykonywanej pracy, np. godziny szkodliwe, wysokościowe itd. (automatyczne wyliczanie dodatków za dany typ pracy); obsługę Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej – z uwzględnieniem potrąceń składek i spłat na wypłacie (moduł wspomaga prowadzenie kont księgowych dla kasy oraz wspiera wykonanie przelewów pożyczek) oraz wspomaganie rozliczenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Trzecim ważnym rozszerzeniem był moduł budżetowania – zestawienie planowanych kosztów z rzeczywistymi podzielone na wydziały. Moduł współpracuje ściśle z zapisami wyliczonymi w części oprogramowanych algorytmów wyliczeń prowadzonych w obszarze księgowości zarządczej.
Kompleksowe wdrożenie obejmowało następujące moduły systemu: Sprzedaż, Sprzedaż detaliczna, Kasa i Bank, Rozrachunki, Magazyn, Zamówienia, Zakupy, Kadry i Płace, Księgi handlowe, CRM, Deklaracje i Sprawozdania oraz Środki trwałe.
„Wdrożony system spełnia wszystkie nasze oczekiwania. Co istotne, jego otwartość i elastyczność umożliwiły dobudo-wywanie rozwiązań uwzględniających nasze specyficzne wymagania oraz potrzeby, które pojawiły się już podczas jego eksploatacji. W trakcie wdrożenia zawsze mogliśmy liczyć na wsparcie techniczne.
Korzyści
Podstawową korzyścią z wdrożenia systemu Navireo jest praca w nowoczesnym środowisku systemowym i bazodanowym, dającym duże możliwości rozwoju na przyszłość oraz zapewniającym wysoki stopień bezpieczeństwa danych. Ponadto nastąpiła integracja danych dotychczas utrzymywanych poza systemem oraz możliwość obsługi online niektórych procesów spoza siedziby firmy bez konieczności wykonywania wymiany danych. Wdrożenie modułu CRM pozwala kierownictwu na natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji o kliencie – są one zebrane w jednym miejscu i przedstawione w przejrzysty sposób.
Plany na przyszłość
W najbliższym czasie przedsiębiorstwo planuje rozwinięcie systemu ewidencji czasu pracy na poszczególne zlecenia. Celem ma być szybka informacja o pracy nad poszczególnymi zleceniami, korygowana na bieżąco danymi o otwartych zleceniach oraz kontrolowana danymi z systemu kadrowego.