Informacje o kliencie
Teatr Polski w Bielsku-Białej to instytucja kulturalna o bogatej tradycji sięgającej początku XIX wieku. Polską działalność kulturalną w teatrze zapoczątkowało w 1921 roku Towarzystwo Teatru Polskiego, współdzieląc scenę z niemieckim zespołem teatralnym. Przerwaną na czas II wojny światowej, reaktywowano w powojennej rzeczywistości już w czerwcu 1945 roku. Od tego czasu nieprzerwanie teatr dostarcza mieszkańcom Bielska i okolic wielu wrażeń artystycznych, wystawiając dramaty, komedie, przedstawienia muzyczne i rozrywkowe.
Potrzeby
Instytucja teatru kojarzona jest ze sztuką, artystami i rozrywką, jednak na co dzień funkcjonuje jak każde inne przedsiębiorstwo, prowadząc sprzedaż, gospodarkę magazynową, księgowość i rozliczenia finansowe – te „przyziemne” sprawy powinien organizować odpowiedni system informatyczny.
Do końca 2013 roku Teatr Polski w Bielsku Białej korzystał jeszcze z rozwiązania opartego na systemie DOS. Mimo że stary program spełniał wymagania funkcjonalne i przez lata eksploatacji był dostosowywany do specyfiki działalności placówki, to przestarzała technologia, coraz gorzej współpracująca z nowoczesną infrastrukturą informatyczną, wymusiła podjęcie decyzji o jego wymianie. Teatr potrzebował zintegrowanego i nowoczesnego rozwiązania spełniającego wymagania prężnej instytucji kultury w XXI wieku.
Wybór systemu
Jednym z celów zastosowania nowej aplikacji była wydajna i stabilna praca na nowych wersjach systemów operacyjnych. O wyborze Navireo zdecydowała jego duża konfigurowalność, obsługa dokumentów definiowalnych i własnych sprawozdań finansowych, a także dostępność gotowych rozwiązań rozszerzających podstawową funkcjonalność systemu. Zastosowanie Navireo zapewniło również możliwość wznowienia pracy w bardzo krótkim czasie po wymianie systemu, m.in. dzięki błyskawicznemu przeniesieniu danych ze starego programu.
Wdrożenie
System zainstalowano w dziale księgowości oraz dziale zakupów i gospodarki materiałowej. Wdrożenie przeprowadził partner InsERT, firma BIELbit, przy udziale pracowników teatru. W skład zespołu wdrożeniowego wchodził analityk, wdrożeniowiec oraz grupa programistów realizujących zadania związane z importem danych, zestawieniami dedykowanymi oraz rozszerzeniami programistycznymi. Teatr reprezentowały dwie osoby odpowiedzialne za obszar księgowy i gospodarkę magazynową.
Instalacja podstawowej wersji systemu oraz wstępny import danych wdrożeniowych (kontrahenci, plan kont, towary) zostały przeprowadzone w ciągu tygodnia. Następną fazą był import BO kont oraz rozrachunków, a równocześnie prowadzone były szkolenia oraz prace związane z tworzeniem dedykowanych zestawień i rozwiązań. Trzecią fazą, ostatecznie weryfikującą poprawność wdrożenia, było zamknięcie pierwszego okresu rozliczeniowego w nowym systemie. Navireo pracuje w środowisku MS Windows 8.1 Pro + MS SQL 2012.
Doświadczenie firmy wdrażającej oraz doskonała współpraca z zespołem Teatru Polskiego sprawiły, że wdrożenie przebiegło zgodnie z opracowanym planem, bez nieprzewidzianych problemów.
Korzyści
Dzięki Navireo teatr może m.in. generować dowolne sprawozdania finansowe uwzględniające specyficzną dla jednostek budżetowych sprawozdawczość. System umożliwia także tworzenie własnych rejestrów dokumentów.
Wybór Navireo był optymalnym rozwiązaniem. Dzięki systemowi możemy szybciej i wydajniej obsługiwać bieżące zadania zarówno w dziale księgowym, jak i w magazynie. Moduł obsługi zdalnej umożliwia efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy w obsłudze finansowej teatru, a elastyczność systemu pozwala na tworzenie zestawień i wydruków odpowiednich dla bieżących potrzeb