Informacje o kliencie
Polska piekarnia Polish Village Bakery z siedzibą w Manchesterze działa na rynku środkowej Anglii od 2007 roku. Dziennie produkuje 12 tysięcy bochenków chleba, które dostarczane są od Birmingham przez Edynburg po Aberdeen, co stanowi 700 kilometrów w linii prostej. Oferta piekarni obejmuje ponad 200 produktów, w tym 60 wersji chleba i bułek, 100 gatunków ciast oraz 30 rodzajów ciastek, drożdżówek i pączków, a także wyroby na indywidualne zamówienia, np. okolicznościowe torty w 13 smakach. Inwestycje firmy w zaplecze techniczne sięgają setek tysięcy euro. Do wypieków używane są najwyższej jakości piece MIWE, których producent w marcu 2013 roku otrzymał certyfikat zarządzania jakością zgodnie z wymaganiami ISO DIN EN 9001:2008.
Potrzeby
Polskie pieczywo cieszy się ogromnym powodzeniem w Wielkiej Brytanii. Wśród słynnych brytyjskich smakoszy jest m.in. Mick Jagger, lider The Rolling Stones, który przyznał: „Nigdy nie przypuszczałem, że chleb ma tak dużo nut smakowych, podobnie jak najlepsze wino”. Piekarnia Polish Village Bakery Ltd., aby w pełni skorzystać z tej dobrej dla polskich wyrobów koniunktury i odpowiednio się rozwijać, potrzebowała specjalistycznego oprogramowania. Poszukiwano zintegrowanego rozwiązania dopasowanego do potrzeb piekarni, umożliwiającego m.in. właściwe zarządzanie zamówieniami i wydaniami towaru, obsługę rozrachunków, organizację zwrotów pieczywa, zbiorcze fakturowanie, zoptymalizowanie procesów windykacji czy planowanie produkcji w oparciu o zamówienia składane przez klientów.
Wybór systemu
Szybka ekspansja firmy na brytyjskim rynku wymusiła wprowadzenie zaawansowanych rozwiązań wspomagających naszą wydajność i efektywność. Zdecydowaliśmy się na system Navireo, który gwarantuje kompleksową obsługę procesów w branży piekarniczej, a także otwartość we wprowadzaniu zmian wynikających z dalszego rozwoju naszego przedsiębiorstwa.
Charakteryzujący się przejrzystym interfejsem i szczególnie prostą obsługą system Navireo umożliwia zarządzanie wszystkimi bieżącymi procesami oraz rozwiązywanie przewidywanych problemów. System posiada wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia firmy z branży piekarniczej i cukierniczej, również na terenie Wielkiej Brytanii. O wyborze zadecydowała także możliwość rozbudowy Navireo o indywidualnie rozwiązania, konkurencyjna cena i wsparcie techniczne.
Wdrożenie
Wdrożenie w Polish Village Bakery Ltd. zdalnie przeprowadziła firma BTCh. Ze względu na wielkość zakładu i złożoność procesu prace trwały około miesiąca. Jako element podstawowy zastosowano tzw. matryce automatycznie powielane dla każdego klienta na każdy dzień w cyklu tygodniowym, z możliwością łatwej modyfikacji i wprowadzania dowolnych jednorazowych lub stałych zmian. Dodatkowo rozwinięto możliwości zbiorczej realizacji matryc i zbiorczego dodawania oraz usuwania pozycji asortymentowych na matrycach. Poza funkcjami standardowymi oraz uwzględniającymi indywidualne potrzeby klienta konieczne było wprowadzenie rozwiązań wynikających z działalności na brytyjskim rynku, takich jak m.in. dwujęzyczne wydruki oraz księgowanie w funtach brytyjskich. Ponadto zastosowano przypomnienia oraz wezwania do zapłaty poprzez automatycznie wysyłane e-maile i SMS-y, specyficzną obsługę zwrotów czy opracowania graficzne do analiz ekonomicznych. W sprawnym wdrożeniu systemu pomogła bardzo dobra współpraca z przedstawicielami firmy w Manchesterze. Wymagające, ale jednocześnie twórcze i konstruktywne podejście pracowników piekarni do rozwiązywania zadań, w tym tworzenie procedur obiegu dokumentów, zestawień i sprawozdań, stworzyło okazję do wykorzystania szerokich możliwości rozbudowy i dopasowania programu Navireo do potrzeb klienta.
Korzyści
Dzięki Navireo piekarnia nie tylko zorganizowała i zoptymalizowała wszystkie najważniejsze dla jej działalności procesy, ale także zyskała możliwość dalszego rozwoju i ekspansji na brytyjskim rynku. System pozwolił m.in na zbiorcze zmiany cen, seryjne generowanie i drukowanie faktur czy obsługę zwrotów pieczywa. Dla kierowców wprowadzono tzw. trasówki i dzienne karty rozliczeń finansowych. W dziedzinie finansów możliwe stało się rozliczanie płatności czekiem wraz z odpowiednim raportowaniem i kontrolą, szczegółowe, czytelne raportowanie rozrachunków i automatyczna windykacja. Navireo zapewnia też skuteczną ewidencję wydanych i zwróconych zbiorczych opakowań zwrotnych.