Informacje o kliencie
Historia Spółdzielni „POKÓJ” sięga roku 1949. Obecnie firma posiada dwa zakłady produkcyjne: cukierniczy i poligraficzny. Od początku swego istnienia zajmuje się produkcją popularnych słodyczy, głównie znanych w całym kraju „krówek”, mających polski rodowód i stanowiących polską specjalność. Wykorzystując bogate tradycje polskiego cukiernictwa oraz duże doświadczenie pracowników, spółdzielnia wypracowała własne receptury, które gwarantują doskonałą jakość produktów i niepowtarzalne walory smakowe. Wyroby Spółdzielni „POKÓJ” są uznawane za najlepsze w kraju, a ich smak przypadł do gustu wielu klientom na świecie, dlatego duża część produkcji za pośrednictwem różnych klientów trafia na rynki zagraniczne. Gwarancją wysokiej jakości produktów są uzyskane certyfikaty w firmie TUV NORD: ISO 9001:2009 oraz HACCP. Chcąc sprostać wymaganiom odbiorców krajowych i zagranicznych, spółdzielnia wdrożyła i certyfikowała standard IFS. Z kolei Zakład Chemigraficzno-Poligraficzny produkuje wysokiej jakości tabliczki znamionowe oraz różnego rodzaju oznaczenia dla przemysłu. Spółdzielnia „POKÓJ” jest zakładem pracy chronionej zatrudniającym pracowników z różnymi stopniami niepełnosprawności. Aktualnie w firmie pracuje ponad 200 osób.
Potrzeby
Spółdzielnia „POKÓJ” potrzebowała przede wszystkim nowoczesnego narzędzia, które usprawniłoby zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi, z uwzględnieniem nieustannie zmieniających się przepisów prawnych. Dotychczas wykorzystywane systemy były ograniczone funkcjonalnie i nie umożliwiały m.in. elektronicznej wymiany dokumentów z urzędami skarbowymi. Różne naliczenia prowadzone były w odrębnych, niekomunikujących się ze sobą programach lub wręcz w arkuszach kalkulacyjnych, a następnie przenoszone na wypłaty w sposób ręczny. Specyfika rozliczeń obowiązujących w zakładzie pracy chronionej, a także konieczność obsługi rozliczeń związanych z udziałami pracowników w spółdzielni wygenerowała potrzebę zastosowania systemu otwartego i elastycznego, który można dostosować do specyficznych potrzeb organizacji.
Wybór systemu
Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań Spółdzielnia „POKÓJ” zdecydowała się na wdrożenie systemu ERP Navireo firmy InsERT. Aplikacja gwarantowała realizację założonych przez spółdzielnię celów oraz spełniała postawione wymagania takie jak: bieżąca aktualizacja do obowiązujących przepisów prawnych, możliwość wbudowania dedykowanych funkcjonalności obejmujących indywidualne potrzeby spółdzielni, a także nowoczesność i łatwość obsługi. Doceniono intuicyjny interfejs systemu, dostępną opiekę posprzedażową i atrakcyjną cenę. Dodatkowym argumentem była wysoka jakość obsługi świadczonej przez przyszłą firmę wdrażającą, której pracownicy już na etapie prezentacji systemu wykazali się dogłębną wiedzą techniczną i merytoryczną dotyczącą znajomości przepisów prawnych i obsługi kadrowo-płacowej.
Wdrożenie
Wdrożenie Navireo w Spółdzielni „POKÓJ” zrealizowała firma BIELbit Sp. z o.o. z Bielska-Białej. Wykonano import danych ze starego programu i skonfigurowano nowy system zgodnie z przyjętymi wymaganiami, a następnie przeszkolono przyszłych użytkowników. System został wzbogacony o dodatkowe funkcjonalności. Wdrożono obsługę rozliczeń z PFRON łącznie z generowaniem deklaracji WND i INF-D-P, obsługę pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej wraz z rozliczeniem składek i pożyczek poprzez listy płac, obsługę funduszu świadczeń socjalnych obejmującą rozliczanie wypłat świadczeń, zapomóg i pożyczek, moduł rozliczeń udziałowców spółdzielni, a także narzędzie umożliwiające importy z zewnętrznych plików kalendarzy czasu pracy oraz ewidencji czasu pracy.
Korzyści
– Korzyści wynikające z wdrożenia Navireo przerosły nasze oczekiwania. Dzięki systemowi niemal wyeliminowaliśmy błędy, zmniejszyliśmy nakłady pracy i zyskaliśmy narzędzie zawsze zgodne z przepisami prawa, a także dostosowane do specyfiki działalności spółdzielni pracy chronionej. Nowy system umożliwił nam elektroniczną wymianę informacji z urzędami, co nie było obsługiwane przez dotychczasowe rozwiązania – mówi Dorota Dziendziel, prezes Spółdzielni „POKÓJ”.
Dzięki systemowi ERP Navireo Spółdzielnia „POKÓJ” zrestrukturyzowała zarządzanie, szczególnie w ważnym dla siebie obszarze kadrowo-płacowym. Wprowadzenie zintegrowanego sytemu, wraz z dobudowanymi specjalistycznymi funkcjonalnościami, znacznie ułatwiło codzienną pracę i stworzyło nowe możliwości. Spółdzielnia zyskała narzędzie, które integruje wszystkie dane i informacje w jednym miejscu. Otwarta formuła i elastyczność umożliwia wprowadzanie do systemu kolejnych obszarów działalności spółdzielni w przyszłości.