Informacje o kliencie
Grapol sp. z o.o. z siedzibą w Myślenicach (koło Krakowa) oferuje szeroki asortyment artykułów dziecięcych. Na ogromnych powierzchniach dwóch supermarketów Baby-MaXX zlokalizowanych przy północnej i południowej granicy Wrocławia firma sprzedaje m.in. meble, foteliki samochodowe, wózki dziecięce, krzesełka do karmienia, ubranka, kosmetyki i artykuły higieniczne oraz zabawki do domu i ogrodu. Oprócz artykułów znanych firm, Grapol dostarcza także produkty pod własną marką GRAPI. Artykuły te oferowane są w supermarketach Baby-MaXX oraz w sklepach w wielu krajach Unii Europejskiej, do których eksportowane są od ponad 10 lat. Tworząc supermarkety dla dzieci Baby-MaXX, firma stara się łączyć cechy dużych centrów handlowych, takie jak swoboda wyboru czy możliwość dokładnego obejrzenia produktów, z zaletami małych sklepów, czyli profesjonalną obsługą i fachowym doradztwem.
Potrzeby
Wraz z rozwojem firmy, w stale zmieniającym się otoczeniu rynkowym, używany dotychczas przez Grapol system stał się niewystarczający. Pojawiła się potrzeba wprowadzenia zaawansowanego, zintegrowanego rozwiązania, które sprostałoby szybko rosnącym wymaganiom. Firma wymagała ujednolicenia procedur organizacyjnych, ulepszenia przepływu informacji, uproszczenia struktury magazynowej, usprawnienia prowadzenia rozrachunków z kontrahentami, a także bardziej szczegółowego raportowania. Nowy system miał także usprawnić pracę w rozproszonej strukturze firmy.
Wybór systemu
Wybierając system ERP Navireo, szczególnie wzięto pod uwagę jego bogatą funkcjonalność, odpowiadającą konkretnym potrzebom firmy. Duże znaczenie miała elastyczność systemu, dzięki której łatwo można było dostosować go do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa, a także nowoczesność oferowanych rozwiązań oraz możliwości szczegółowej konfiguracji interfejsów i uprawnień użytkowników. Istotna była też cena licencji i dostępny system opieki posprzedażnej. Po analizie wszystkich czynników okazało się, że Navireo w największym stopniu odpowiada oczekiwaniom Grapolu.
„System Navireo spełnia wszystkie nasze wymagania, przede wszystkim pod względem kompletnej funkcjonalności. Ważna jest również możliwość rozbudowy o nowe rozwiązania i przystosowania programu do specyfiki naszych potrzeb, z czego będziemy systematycznie korzystać.” – Anna Polewka, prezes firmy Grapol
Wdrożenie
Wdrożenie przeprowadził zespół pracowników firmy Tespin. Rozpoczęto od dokładnego rozpoznania potrzeb klienta m.in. na spotkaniach z zarządem i pracownikami spółki. Następnie wyodrębniono te zagadnienia, które wymagały dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych. Przygotowano mechanizmy przeniesienia danych ze starego systemu w uzgodnionym wcześniej zakresie. Mimo dużej intuicyjności obsługi Navireo, specjaliści z firmy Tespin standardowo przeprowadzili szkolenia użytkowników. Po migracji danych najważniejsze było szybkie i sprawne uruchomienie sprzedaży w dwóch supermarketach, które przebiegło bez zakłóceń. W dalszym etapie wdrożenia dokonano szczegółowej parametryzacji systemu na podstawie bieżących uwag przekazywanych przez pracowników Grapolu.
„Wiedzieliśmy, że w pierwszym etapie wdrożenia najważniejsze będzie szczegółowe poznanie potrzeb klienta, gdyż ono w dużym stopniu determinuje późniejszy sposób postępowania. Kolejnym kluczowym momentem było płynne przestawienie sprzedaży w supermarketach ze starego systemu na nowy. Dzięki dobrej współpracy z pracownikami Grapolu odpowiedzialnymi za wdrożenie Navireo, oba cele udało się osiągnąć.” – Jarosław Szolc, Tespin
Korzyści
Navireo umożliwiło uzyskanie pełnej kontroli nad gospodarką magazynową, w tym ograniczenie nadmiernej liczby wirtualnych magazynów. System zorganizował procesy logistyczne w firmie. W oparciu o standardy Navireo stworzono nowe procedury obiegu dokumentów, wymiany informacji oraz usprawniono relacje z kontrahentami. Odpowiednio upoważnieni pracownicy Grapolu uzyskali łatwy dostęp do wszelkich bieżących i archiwalnych danych, a wszyscy użytkownicy systemu – intuicyjne i proste w obsłudze narzędzie.
„Navireo uprościło wiele strategicznych procesów w firmie, co wpłynęło korzystnie na efektywność jej działania. W krótkim czasie funkcjonowania systemu utwierdziliśmy się w przekonaniu, że był to bardzo trafny wybór.” – Anna Polewka, prezes firmy Grapol