Informacje o kliencie
Spółdzielnia Europejska Flandria prowadzi sieć sklepów medycznych, wypożyczalni sprzętu medycznego oraz apteki społeczne. Jest to pierwsza w Polsce spółdzielnia europejska (Societas Cooperativa Europaea), której głównym celem jest umożliwienie i ułatwienie prowadzenia działalności spółdzielczej w wymiarze transgranicznym. Powstała z inicjatywy Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria, Fundacji Wzajemnej Pomocy i ich belgijskich partnerów: Escapo, De Lindeboom i Nationaal Hulpfonds. SCE Flandria rozwija zapoczątkowaną przez stowarzyszenie działalność w regionach kujawsko-pomorskim, pomorskim i wielkopolskim. Spółdzielnia ściśle współpracuje ze strukturami Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Flandria, w tym koordynatorami regionalnymi i wolontariuszami. Obecnie zatrudnia ponad 30 pracowników.
Potrzeby
Rozbudowana i rozproszona struktura spółdzielni wymaga specyficznego podejścia do procesów logistycznych i administracyjnych. Mnogość oddziałów oraz złożony proces zarządzania wymuszały potrzebę pełnej integracji wszystkich oddziałów w jednej bazie danych. Spółdzielnia potrzebowała łatwego i skutecznego narzędzia do zarządzania polityką cenową oraz wypożyczaniem sprzętu medycznego. Istotne było zapewnienie płynnej pracy w strukturze rozproszonej bez instalacji i konfiguracji oprogramowania na własnych komputerach, np. z wykorzystaniem usług w modelu SaaS.
Wybór systemu
W 2011 roku SCE Flandria postanowiła zintegrować i ujednolicić rozbudowaną gospodarkę magazynową punktów aptecznych, sklepów oraz wypożyczalni. Zapadła decyzja o zamianie dotychczasowego oprogramowania na w pełni zintegrowany system klasy ERP.
„Po zapoznaniu się z szeroką ofertą systemów wspomagających zarządzanie, ze szczególnym uwzględnieniem sprzedaży i księgowości, wybraliśmy system Navireo. Przy wyborze kierowaliśmy się wieloma kryteriami – braliśmy pod uwagę zarówno funkcjonalność, jak i koszty oprogramowania i wdrożenia. Duże znaczenie miała elastyczność i otwartość systemu, rozbudowana funkcjonalność uwzględniająca specyfikę naszej działalności i wyjątkowa łatwość obsługi. Nie bez znaczenia były również nasze wcześniejsze pozytywne doświadczenia z firmą InsERT.”.
System Navireo zapewnił zintegrowany przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi modułami, wprowadził zasadę jednokrotności wprowadzanych do systemu danych, przyspieszył tempo obsługi potencjalnego klienta. Dzięki Sferze Navireo możliwe było zaimplementowanie dodatkowych, wyspecjalizowanych rozwiązań dla wypożyczalni oraz do rozliczeń z NFZ.
Wdrożenie
Wdrożenie systemu Navireo przeprowadziła firma Akces z Torunia. Proces rozpoczął się od stworzenia analizy przedwdrożeniowej oraz dokładnego zapoznania się ze specyficznym wzorcem funkcjonowania SCE Flandria. Początkiem prac wdrożeniowych było modelowanie prototypu rozwiązania, z uwzględnieniem potrzeb i sugestii klienta. Do modelu testowego systemu zostały zaimportowanie dane z wcześniej używanych systemów sprzedażowo-magazynowych wypożyczalni oraz z systemów aptecznych. We współpracy z pracownikami spółdzielni ujednolicono nazewnictwo towarów i kontrahentów we wszystkich oddziałach, dzięki czemu zdecydowanie usprawniono komunikację.
W skład zespołu wdrożeniowego weszło osiem osób podzielonych na zespoły odpowiedzialne za poszczególne etapy wdrożenia. Cały proces koordynowały dwie osoby. Pracownicy firmy Akces w odpowiednich grupach odpowiadali za skonfigurowanie stabilnej architektury serwerowej, wdrożenie i parametryzację systemu wraz z migracją danych oraz dodanie specjalistycznych modułów zgodnie z zaleceniami klienta.
Po wdrożeniu systemu Navireo poszczególne oddziały SCE Flandria komunikują się poprzez tunelowe połączenie VPN zapewniające stabilność pracy oraz bezpieczeństwo przesyłanych informacji. Centralizacja głównego systemu w serwerowniach firmy Akces pozwala na sprawną administrację lokalną oraz konserwacje systemu, dzięki czemu wszelkie aktualizacje funkcjonalne Navireo odbywają się poza godzinami pracy SCE Flandria.
Korzyści
Wdrożenie Navireo pozwoliło osiągnąć pełną integrację informacji biznesowych z różnych obszarów działalności firmy. System umożliwił m.in. zintegrowaną pracę online w rozproszonej strukturze, informatyzację i poprawienie ergonomii procesów w wypożyczalniach firmy czy ujednolicenie kartotek towarów i kontrahentów.
Ponadto, uwzględniając indywidualne potrzeby, rozbudowano Navireo o funkcje umożliwiające prowadzenie polityki cenowej osobno dla każdego z oddziałów. Stworzono moduł indywidualnych cen dla kontrahenta oraz system kart członkowskich honorowanych w każdym punkcie w sieci. Dodatkowy moduł umożliwił obsługę umów wypożyczeń sprzętu oraz automatyczne generowanie związanych z nimi rozliczeń dla systemu NFZ. Wykorzystanie modelu SaaS w outsourcingu usług informatycznych zredukowało znaczną część kosztów ponoszonych na utrzymanie oraz administrację rozproszonej infrastruktury sieciowej.
Plany na przyszłość
W najbliższej przyszłości SCE Flandria planuje zakup i wdrożenie kolejnych modułów zwiększających funkcjonalność całego systemu i komfort pracy jego użytkowników, ze szczególnym uwzględnieniem działu księgowego oraz kadr i płac.