Informacje o kliencie
Grupa CEZ to zintegrowany koncern energetyczny, z centralą w Republice Czeskiej, działający w wielu krajach Europy Środkowej i Południowo-Wschodniej oraz w Turcji. Głównym przedmiotem jej działalności jest produkcja oraz dystrybucja energii elektrycznej i cieplnej, a także wydobycie węgla. Akcje spółki dominującej ČEZ, a.s. są notowane na praskiej i warszawskiej giełdzie papierów wartościowych, stanowiąc znaczącą składową indeksów giełdowych. ČEZ Zákaznické služby, s.r.o. to firma wchodząca w skład Grupy CEZ i zajmującą się między innymi obsługą księgową spółek Grupy.
Potrzeby
W związku z poszerzaniem działalności Grupy CEZ, w tym na terenie Polski, firma potrzebowała zintegrowanego systemu do sprawnej obsługi rozliczeń z klientami oraz raportowania na podstawie prowadzonej w tym celu ewidencji księgowej. Program miał umożliwiać importowanie dokumentów sprzedaży energii elektrycznej (faktur) z systemu naliczającego opłaty dla klientów końcowych, generowanie i zarządzanie rozrachunkami z klientami, automatyczne (w formacie SpeedCollect Citi Banku) rejestrowanie przelewów bankowych od klientów oraz rozliczanie ich należności, a także tworzenie wymaganych zestawień i raportów na potrzeby głównego systemu księgowego.
Wybór systemu
Firma poszukiwała nowoczesnego programu, który zaspokajałby jej rosnące potrzeby organizacyjne związane z ekspansją na nowych rynkach.
Zależało nam na systemie, który będzie można łatwo zintegrować zarówno z naszym autorskim programem naliczającym opłaty za energię elektryczną, jak i z systemem bankowym generującym informacje o wpłatach od klientów. Navireo, ze względu na swoją elastyczność i możliwość tworzenia dodatkowych rozwiązań, zdał egzamin w naszej firmie celująco – Marie Papugova, szefowa działu rozliczeń w ČEZ Zákaznické služby
O wyborze systemu Navireo zadecydowała przede wszystkim jego kompletna funkcjonalność wymagająca tylko niewielkich prac dostosowujących go do specyficznych potrzeb firmy. Równie istotnym kryterium był przejrzysty, intuicyjny interfejs, zapewniający łatwą obsługę, dzięki czemu nie było konieczności przeprowadzania złożonych szkoleń dla pracowników. System Navireo zagwarantował też wygodny import danych z zewnętrznych systemów zasilających niezbędnymi informacjami. CEZ wziął również pod uwagę krótki czas wdrożenia oraz elastyczność firmy wdrożeniowej.
Wdrożenie
Przed wdrożeniem przeprowadziliśmy dokładną analizę potrzeb klienta, w szczególności tych związanych z koniecznością stworzenia dodatkowych, specyficznych rozwiązań poszerzających funkcjonalność systemu. Bardzo ważne w tym kontekście było szczegółowe raportowanie, niezbędne przy przekazywaniu danych do centrali CEZ – Jarosław Szolc, Tespin
Wdrożenie systemu realizowane było na terenie Czech przez firmę Tespin z Wrocławia. W skład zespołu wdrożeniowego weszło pięć osób: dwie z polskiej firmy wdrożeniowej i trzy z ČEZ Zákaznické služby. Najważniejsze dla klienta było niezawodne działanie dwóch nowych funkcjonalności, ściśle dostosowanych do jego potrzeb związanych z bardzo dużą liczbą wystawianych dokumentów. Chodzi o grupowy import faktur wystawianych w systemie autorskim ČEZ Zákaznické služby oraz automatyczne rejestrowanie przelewów bankowych od klientów wraz z rozliczaniem ich należności. Te dwa główne cele należało zrealizować w pierwszym etapie. Po wdrożeniu podstawowych funkcji systemu przygotowano część funkcjonalną umożliwiającą tworzenie specyficznych dla branży zestawień i raportów dla centrali. Rozbudowana sprawozdawczość musiała uwzględniać współpracę CEZ z tzw. brokerami zajmującymi się sprzedażą energii i opieką nad klientami, opóźnienia w odczytach zużycia energii przez klientów firmy oraz obowiązek sprawozdawczy związany z podatkiem akcyzowym.
Korzyści
Dzięki wdrożeniu systemu Navireo firma zreorganizowała i zintegrowała funkcjonalnie ważne dla swojej działalności obszary: handlowe, finansowe oraz księgowe. System pozwolił zapanować nad stale rosnącą liczbą dokumentów i rozrachunków generowanych dla końcowych odbiorców energii elektrycznej.
Odpowiednia parametryzacja i rozbudowa systemu wykonane przez firmę Tespin oraz integracja Navireo z systemem fakturującym firmy umożliwiły m.in. pełną automatyzację rozliczania rozrachunków. Przyspieszono także proces wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi spółkami grupy CEZ.