O kliencie
Artyzan powstał w 2011 roku. Zajmuje się sprzedażą kreatywnych zabawek i artykułów plastycznych. Jest wyłącznym dystrybutorem na terenie Polski marek PlayMais, Piasek Kinetyczny, Smart Max Piaskolina, Pan Robótka/MisterMaker, IGROTECO, Smoki Morskie, Sprytna Plastelina i Kulkolinda. Jest także franczyzodawcą własnej marki Kreatywne Maluchy. Oferowane przez niego zabawki znanych sprawdzonych europejskich firm prowokują do rozwoju kreatywności i abstrakcyjnego myślenia. Pozwalają dzieciom na zetknięcie się z plastycznymi materiałami, z którymi mogą samodzielnie i bezpiecznie tworzyć wymyślone kształty. Grupa pedagogów, artystów, techników i rodziców czuwa nad tym, aby kupujący w Kreatywnych Maluchach byli w pełni poinformowani o zaletach, możliwościach i właściwym zastosowaniu produktów.
Firma prowadzi także warsztaty plastyczne w szkołach, przedszkolach i placówkach edukacyjnych. Centrala Artyzana znajduje się w Trzebini, gdzie działa główny magazyn. Poza współpracą z około 25 franczyzobiorcami firma ma kilka własnych stoisk w galeriach handlowych, sklep detaliczny w Galerii Katowickiej oraz sklep internetowy kreatywnemaluchy.pl. Ważnym elementem struktury sprzedaży są mobilni handlowcy, którzy działają na terenie całego kraju.
Potrzeby
Szybki rozwój Artyzana, w tym rosnąca liczba pracowników i planowane otwarcia nowych punktów sprzedaży, stworzyły potrzebę zastosowania zaawansowanych rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie. Dystrybutor poszukiwał systemu, który bez problemu zintegruje wszystkie placówki oraz działy: handlowy, logistyczny, magazynowy, obsługi sklepu internetowego, systemu B2B i mobilnych przedstawicieli handlowych. Artyzan potrzebował elastycznego rozwiązania, które pozwoli spersonalizować role i zadania użytkowników oraz umożliwi współpracę z zewnętrznymi systemami sprzedaży.
Wybór systemu
Po analizie dostępnych na rynku rozwiązań Artyzan zdecydował się na Navireo firmy InsERT. System umożliwia dostosowanie każdego stanowiska do indywidualnych potrzeb, zarządzanie wszystkimi danymi z jednego miejsca, ustalanie indywidualnych poziomów cen dla poszczególnych magazynów, tworzenie własnych zestawień. Ponadto daje możliwość rozbudowanego zarządzania uprawnieniami, bezproblemowej współpracy z wieloma punktami sprzedaży, rozbudowy o dodatkowe funkcje bez konieczności korzystania z aplikacji zewnętrznych. Pomimo bogatej funkcjonalności pozostaje przyjazny i intuicyjny w obsłudze, a praca z nim jest wydajna i przyjemna. Ważną zaletą jest również dostępna opieka posprzedażna i atrakcyjna cena.
Wdrożenie
Nadzór nad wdrożeniem systemu Navireo sprawuje firma Unikom z Katowic. Po rozpoznaniu potrzeb klienta (m.in. poprzez rozmowy z zarządem i pracownikami) zwrócono uwagę na zagadnienia, które wymagały dodatkowych rozwiązań funkcjonalnych, a których nie posiadał dotychczasowy system. Omówiono też sposoby przeniesienia danych ze starego systemu i ich integracji. Po przeprowadzce na nową platformę najważniejsze było szybkie i sprawne uruchomienie sprzedaży, które przebiegło bez zakłóceń. W dalszym etapie dokonano szczegółowej personalizacji systemu. Dodatkowo zaimplementowano rozwiązania w zakresie rozdzielnej obsługi dokumentów definiowalnych: WDT, WNT, NCT (koszty cła i transportu), RWP (reprezentacja i reklama), ZD-WDT, ZD-IMP, ZK-WNT. Firma wdrożeniowa przeprowadziła też szkolenie użytkowników.
System rozbudowano o dodatkowe stanowiska i moduły. Dostęp do nich został zróżnicowany na różnych poziomach, przedstawiciele handlowi otrzymali dostęp zdalny poprzez specjalne pulpity, a moduły szybkiej sprzedaży (POS) w punktach handlowych zostały zintegrowane z centralą. Konieczne było także zainstalowanie serwera Windows 2012 i MS SQL 2012 – na którym powstała baza danych dla Navireo – oraz rozbudowa lokalnej infrastruktury LAN. Do obsługi sklepu internetowego oraz komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej wykorzystano własny serwer z platformą Debian w kolokacji, a do systemu B2B wykorzystano usługi inSolutions. Po otwarciu nowych placówek handlowych zainstalowano w nich moduły szybkiej sprzedaży, co m.in. zsynchronizowało w czasie rzeczywistym prowadzoną w nich sprzedaż z całością systemu. Obecnie Navireo obsługuje kilkanaście stanowisk w centrali, w działach marketingu, handlu, finansowo-księgowym, magazynie i kilka w sklepach zlokalizowanych w galeriach handlowych. Poza tym dostęp zdalny do systemu zamówień posiadają mobilni przedstawiciele handlowi i franczyzobiorcy (w ograniczonym zakresie).
Korzyści
Dzięki Navireo zyskaliśmy pełne wsparcie w zarządzaniu firmą oraz indywidualne rozwiązania dla poszczególnych działów, a nawet konkretnych użytkowników. Zintegrowaliśmy wszystkie placówki oraz działy w jednym spójnym systemie. Dzięki stałemu dostępowi do informacji możemy natychmiast reagować na zmieniające się warunki biznesowe czy niepokojące zjawiska.
Wdrożenie Navireo umożliwiło centralne zarządzanie informacjami m.in o stanach magazynów czy finansów, dostęp online do danych oraz możliwość śledzenia zachodzących w nich zmian. Program ułatwia prowadzenie odrębnej polityki cenowej w poszczególnych punktach sprzedaży, ustalanie wielu poziomów cen dla dowolnego magazynu bez stosowania cen indywidualnych. Pozwala to m.in. na wprowadzanie lokalnych obniżek i wyprzedaży oraz elastycznie dopasowywanie się do aktualnej sytuacji na danym rynku. Zamówienia realizowane w terenie i bezpośrednio w centrali są od razu widoczne w systemie. Navireo umożliwia również sprawną współpracę ze sklepem internetowym i platformą B2B. Skalowalność systemu daje możliwość bezproblemowej rozbudowy i wprowadzanie nowych funkcji w miarę rozwoju firmy.
Plany na przyszłość
Obecnie w Artyzanie wdrażana jest pełna księgowość oparta na modułach Navireo. Dzięki temu firma uzyska nie tylko szczegółową informację o MPK (miejscach powstawania kosztów), ale również będzie miała możliwość dokładnej oceny zyskowności działań poszczególnych przedstawicieli i placówek. W przypadku branży, w której działa, obliczanie kosztów kluczem księgowym nie sprawdza się ze względu na koniunkturę i okresowe aktywności, takie jak targi, prezentacje czy bezpośrednie wsparcie franczyzobiorców.
W dalszych planach jest rozbudowa sieci dystrybucyjnej i sklepów firmowych w oparciu o franczyzobiorców. Rozważana jest też możliwość scentralizowania obecnie stosowanych systemów w Navireo.